Виконавчий комітет

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету

та виконавчих органів Камінь-Каширської міської ради

1. Загальні положення

1.1.  Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Камінь-Каширської міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Камінь-Каширської міської ради (далі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Камінь-Каширської міської ради (далі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників, старост виконавчого комітету міської ради (далі – старост).

1.2.  Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів міської ради.

1.3.  Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.

1.4.  У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5.  Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради, старост та керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що належать до комунальної власності міської територіальної громади (далі – комунальних підприємств, організацій (установ, закладів). Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

2. Повноваження та склад виконавчого комітету міської ради, виконавчих органів міської ради. Розподіл обов'язків між міським головою, першим заступником голови, заступниками міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету

2.1.  Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2.  Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

2.3.  Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4.  Виконавчий комітет:

- розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території Камінь-Каширської міської територіальної громади підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями населених пунктів Камінь-Каширської міської територіальної громади;

- попередньо розглядає та схвалює проєкти програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету Камінь-Каширської міської територіальної громади, проєкт бюджету Камінь-Каширської міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

- організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

2.5.  До складу виконавчого комітету входять:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- перший заступник голови, заступник міського голови з економічних питань, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступники міського голови);

- старости;

- інші члени виконкому, затверджені міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, підприємств та установ міської територіальної громади, представників громадськості, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.

2.6.  Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.

2.7.  Міський голова видає розпорядження про розподіл обов'язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з визначенням:

- їх повноважень і функцій;

- підпорядкованих виконавчих органів міської ради;

- переліку комунальних підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;

- порядку заміщення міського голови, його заступників, у разі їх відсутності.

2.8.  У випадку відсутності міського голови його обов'язки виконує секретар міської ради.

2.9.  Виконавчий комітет є юридичною особою, має  гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, реєстраційні та особові рахунки в органах державного казначейства.

2.10.  На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.

В разі оголошення трауру Державний Прапор України приспускається.

2.11.  Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

2.12.  Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

2.13.  Керівники виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов'язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету для внесення в журнал реєстрації перевірок.

2.14.  За дорученням міського голови, письмовими вказівками його заступників керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня і контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.

2.15.  Члени виконавчого комітету мають право звернутися до керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щодо питань, в межах компетенції виконавчого комітету (план роботи, питання порядку денного, протокольні доручення, розгляд звернень членів виконкому тощо).

2.16.  Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.

3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

3.1.  Планування роботи є основою організаційного забезпечення виконання власних і делегованих повноважень виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міської територіальної громади, програми економічного та соціального розвитку, відповідних цільових програм.

3.2.  Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до плану роботи.

3.3.  План роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови і його заступників, пропозицій членів виконавчого комітету, старост, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.

3.4.  План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міської територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;

- перелік проєктів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;

- перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.

3.5.  До плану роботи виконавчого комітету в обов'язковому порядку включаються питання:

- про проєкт програми економічного і соціального розвитку міської територіальної громади, проєкт бюджету міської територіальної громади та підсумки їх виконання;

- про роботу виконавчих органів міської ради;

- про роботу комунальних підприємств, організацій (установ, закладів);

- затвердження проєктів фінансових планів комунальних підприємств та розгляд звітів про їх виконання.

3.6.  Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають секретарю виконавчого комітету відділ міської ради пропозиції відповідно до встановленої форми.

3.7.  Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконкому та узагальнення інформації про їх виконання здійснює секретар виконавчого комітету.

3.8. Секретар виконавчого комітету готує проєкт рішення виконавчого комітету міської ради про план роботи виконкому.

3.9.  Проєкт плану роботи заздалегідь розглядаються міським головою, його заступниками, потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.

3.10.  План роботи виконавчого комітету на рік та на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради в установленому порядку.

Проєкт такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради керуючим справами виконавчого комітету.

3.11.  Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ міської ради (далі – загальний відділ) направляє міському голові, його заступникам, членам виконавчого комітету, виконавчим органам міської ради в електронному вигляді.

3.12.  Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

3.13.  Виконавчі органи міської ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають керуючому справами виконавчого комітету інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.14.  Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.15.  З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи міської ради складають плани роботи на відповідний період.

3.16.  Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.

3.17.  Плани роботи виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, його заступниками відповідно до розподілу обов'язків та включають такі розділи:

- виконання рішень виконкому, міської ради та розпоряджень міського голови;

- організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;

- організація засідання комісій або участь у них;

- виконання основних завдань, участь у заходах;

- робота над проєктами та програмами;

- підготовка регуляторних актів;

- заходи щодо реалізації та виконання цілей і завдань виконавчого органу тощо.

3.18. План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру: зміст завдання, термін виконання, відповідальні за організацію та виконання завдань.

3.19.  У встановлений керівником виконавчого органу спосіб відповідальні особи звітують (подають інформацію) про виконання завдань.

3.20.  Керівники виконавчих органів міської ради несуть відповідальність за виконання планів роботи.

3.21.  Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

4.  Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради

4.1.  Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2.  Скликає засідання виконавчого комітету міської ради міський голова відповідно до свого розпорядження або секретар міської ради.

4.3.  Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться не рідше одного разу на місяць в третій четвер місяця.  

4.4.  Після другого засідання виконкому керуючий справами виконавчого комітету готує проєкт розпорядження про проведення чергових засідань у наступному календарному місяці.

4.5.  відділ організаційної роботи та інформаційних технологій міської ради надсилає копії розпоряджень міського голови про призначення засідань виконавчого комітету (в електронному вигляді) виконавчим органам міської ради, членам виконавчого комітету,  та оприлюднює розпорядження на офіційному сайті міської ради.

Підготовка засідань виконкому

4.6.  Підготовку засідань організовують заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету та відділ організаційної роботи та інформаційних технологій.

4.7.  Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради.

4.8.  При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання), в разі необхідності, складає і затверджує у заступника міського голови, який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.

4.9.  В підготовці питань беруть участь виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади), члени виконавчого комітету за потреби депутати міської ради.

4.10.  Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають письмове звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через керуючого справами виконавчого комітету.

4.11.  Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через керуючого справами виконавчого комітету.

4.12.  За резолюцією міського голови проєкт рішення передається першому заступнику, заступникам міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Перший заступник (заступники) міського голови після попереднього розгляду проєкту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проєкту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету міської ради), згідно з вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проєкту.

4.13.  Загальний відділ міської ради контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої Регламентом.

4.14.  До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.

4.15.  З метою попереднього вивчення питань можуть бути організовані виїзди членів виконкому на окремі комунальні підприємства, організації (установи, заклади).

Порядок денний

4.16.  Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.

4.17.  Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання керуючим справами виконавчого комітету.

4.18.  Проєкт порядку денного включає питання, з яких у подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

- питання з квартального плану роботи виконкому;

- питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження квартального плану;

- питання про хід виконання рішень міської ради, виконкому, органів виконавчої влади;

- питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;

- питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.

4.19.  Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті міської ради.

4.20. Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій формує та надсилає на електронну пошту членам виконавчого комітету,  за необхідності депутатам міської ради за два дні до засідання матеріали, що включають проєкт порядку денного та проєкти рішень виконкому, створені та погоджені, у тому числі додатки до рішень, пояснювальні записки, фото, графічні зображення, скановані документи тощо.

Учасники засідання

4.21.  Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює відділ організаційної роботи та інформаційних технологій.

4.22.  Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за один день до засідання виконкому) інформують відділ організаційної роботи та інформаційних технологій про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

4.23.  Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій інформує заступника міського голови, керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.

4.24.  Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.25.  Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.26.  Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – секретар міської ради.

4.27.  Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті реєстрації.

4.28.  На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної і міської рад, народні депутати України, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ і організацій, громадяни.

4.29.  Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керуючим справами виконавчого комітету  і передається в загальний відділ.

4.30.  Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи міської ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).

4.31.  Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконкому.

Проведення засідання виконкому

4.32.  Головуючий на засіданні виконкому:

- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;

- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до порядку денного та проєктів рішень;

- вносить на голосування порядок денний та проєкти рішень (за основу та в цілому);

- оголошує результати голосування (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);

- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.

4.33.  Члени виконкому на засіданні виконавчого комітету:

- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;

- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;

- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;

- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;

- вносять пропозиції про зміни і доповнення в проєкти рішень або про їх доопрацювання.

4.34.  Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.

4.35.  Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім питання «Різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

4.36.  Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших випадків.

4.37.  Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.

4.38.  Після розгляду основних питань порядку денного засідання членам виконавчого комітету надається право виступити у питанні «Різне». Головуючий на засіданні може особисто дати роз’яснення або доручити надати відповідь відповідному фахівцю.

4.39.  Рішення з питання «Різне» не приймаються, але може бути дане протокольне доручення.

4.40.  Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом голосування членів виконавчого комітету які голосували «за», «проти», «утримались», «не голосували».

4.41.  На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:

- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);

- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;

- для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;

- для оголошення запитань – до 1 хвилини;

- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;

- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.

4.42.  З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проєкти рішень.

4.43.  Із співдоповідями можуть виступати заступники міського голови з питань діяльності відповідних виконавчих органів міської ради відповідно до розподілу обов’язків, керівники інших виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.

4.44.  Запис на виступ і для запитань проводить керуючий справами виконавчого комітету.

4.45.  Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання.

4.46.  Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:

- про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання;

- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.

4.47.  На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання більшістю членів виконавчого комітету, шляхом голосування.

4.48.  Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.

Особливості позачергових засідань

4.49.  В разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому.

4.50.  Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.

Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану

4.51.  В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров'ю значних верств населення, та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету міської ради можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційне засідання). Організація дистанційних засідань та технічне забезпечення покладається на відділ організаційної роботи та інформаційних технологій.

4.52.  Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:

- можливість реалізації прав членів виконавчого комітету;

- ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;

- встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4.53.  Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому.

4.54.  Розпорядження про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного. Розпорядження про дистанційне засідання розміщується на офіційному сайті міської ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів рішень з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету. Запис дистанційного засідання та результати голосування розміщуються на сайті міської ради.

4.55.  Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться фіксація участі членів виконкому, які в режимі відеоконференції приєдналися до засідання. Головуючий повідомляє про результати голосового підтвердження участі членів виконавчого комітету міської ради.

4.56.  Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).

4.57.  Тривалість проведення засідань виконкому відповідно до технічних вимог відеоконференції становить не більше 4 (чотирьох) годин.

4.58.  Персональну відповідальність за підключення до відеоконференції несе член виконавчого комітету міської ради.

5.  Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету

Порядок підготовки електронних проєктів рішень

5.1.  Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається перспективними, поточними (квартальними) планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2.  Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.3.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на відділ регіонального розвитку, туризму та інвестиційної діяльності.

5.4.  Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту рішення.

5.5.  Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови відповідно до розподілу обов'язків.

5.6.  Проєкти рішень виконкому готуються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.7.  Проєкт рішення виконкому повинен містити:

- посилання на норми чинного законодавства;

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);

- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

- інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);

- коментар (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;

- прізвище та телефон виконавця;

- всі необхідні візи – погодження.

5.8.  Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

5.9.  В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

5.10.  До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказанням причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.11.  У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.12.  В проєктах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги та в проєктах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті міської ради.

5.13.  До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.

5.14.  До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, можуть додаватися копії відповідних нормативних актів.

5.15.  До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень можуть додаватися копії відповідних рішень.

5.16.  Головний розробник  може готувати пояснювальну записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.

5.17.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

5.18.  Подання пояснювальних записок до проєктів нормативних, регуляторних актів є обов'язковим.

5.19.  Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проєктів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території міської територіальної громади, з питань квартирного облік, надання матеріальної допомоги громадянам.

Погодження та оприлюднення електронних проєктів рішень

5.20.  Погодження проєкту рішення полягає у його візуванні  (підписанні) на підставі сформованого автором проєкту рішення переліку погоджувачів у такій послідовності:

- керівник виконавчого органу, що готує проєкт рішення;

- начальник відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян (або особа яка виконує обов’язки);

- заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

- перший заступник міського голови;

- секретар міської ради;

- начальник загального відділу.

5.21.  Проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються:

- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – начальником відділу регіонального розвитку, туризму та інвестиційної діяльності;

- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – начальником відділу фінансів, начальником відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення;

- з питань комунальної власності, житлово-комунального господарства – начальником управління капітального будівництва, транспорту, житлово-комунального господарства та комунального майна;

- з питань містобудування та земельних ресурсів – начальником управління земельних відносин, кадастру та екологічної безпеки, начальником сектору містобудування та архітектури;

- з питань благоустрою – директором комунальної установи «Центр безпеки громадян Камінь-Каширської міської ради»;

5.22.  З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

5.23.  Відповідальність за включення додаткового переліку віз на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника документа.

5.24.  До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проєкт рішення.

5.25.  Погодження  проєкту рішення  забезпечує розробник.

5.26.  Погодження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту рішення шляхом нанесення особистого власноручного підпису  відповідальної особи.

5.27.  Термін перебування проєкту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.

5.28.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

5.29.  Зауваження і пропозиції до  проєкту рішення, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі відповідальної особи.

5.30. За результатами юридичної експертизи, в разі наявності зауважень до проєкту  документа, уповноважена особа відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян готує висновок.

5.31.  У разі відсутності зауважень до проєкту уповноважена особа відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян візує проєкт документа.

5.32.  Відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проєкт рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проєкт рішення на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.

5.33.  У разі виявлення невідповідності проєкту рішення чи його окремих положень актам законодавства відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян, повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями.

5.34.  Погоджені в установленому порядку  проєкти рішень виконкому надходять у відділ організаційної роботи та інформаційних технологій не пізніше, ніж за три робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.

5.35. Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій розміщує проєкти рішень, що підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», з питань, включених до порядку денного засідання виконкому, на офіційному сайті Камінь-Каширської міської ради.

5.36.  Проєкти рішень, що стосуються звітів про роботу керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), виконавчих органів міської ради, погоджуються завчасно – не пізніше, як за 5 робочих днів до засідання виконкому. Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій надсилає такі проєкти рішень на електронні адреси членів виконавчого комітету.

5.37.  Проєкти рішень нормативно-правового характеру (в тому числі з питань встановлення тарифів на теплову енергію та комунальні послуги) оприлюднюються відділом організаційної роботи та інформаційних технологій, за поданням розробників даних проєктів не пізніше як за 10 робочих днів до дати розгляду на засіданні виконкому з метою прийняття.

5.38  Проєкти рішень з питань регуляторної політики оприлюднюються розробниками не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому.

5.39.  Інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проєктів рішень.

5.40.  Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Ухвалення та оприлюднення рішень

5.41.  Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

5.42.  Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення.

5.43.  Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:

- в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;

- після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;

- проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

5.44.  Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу за основу та в цілому.

5.45.  Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.

5.46.  За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.

5.47.  У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.48.  У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.49.  Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому.

5.50. Рішення набирає чинності з моменту його прийняття та підписання, якщо виконавчий комітет або чинне законодавство не встановлюють іншого терміну введення його у дію.

5.51.  Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайт Камінь-Каширської міської ради або в інший визначений в рішенні спосіб.

5.52.  Регуляторні акти виконавчого комітету оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.53.  Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками спільно із загальним відділом протягом трьох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються в загальний відділ, який подає рішення на підпис міському голові.

5.54.  Підписані в паперовій формі міським головою у рішення виконавчого комітету (з гербовою печаткою виконкому міської ради) надходять в загальний відділ, де реєструються – вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер, що складається з двох частин:

- перша частина відповідає номеру питання  засіданні виконкому (нумерація ведеться з початку року);

- друга частина відповідає номеру рішення з питання (нумерація ведеться з № 1).

5.55.  Рішення виконавчого комітету в електронній формі реєструються загальним відділом в системі електронного документообігу.

5.56.  Загальний відділ протягом п’яти робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.

5.57.  Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання рішень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються рішення (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності).

5.58.  Факт доведення рішення до відома посадової особи здійснюється засобами системи електронного документообігу міської ради.

5.59.  У разі потреби паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.

5.60.  Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються відділу «служба у справах дітей» на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено протягом десяти робочих днів з дня його прийняття.

5.61.  Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів рішень видають (надсилають) копії ухваленого рішення замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).

5.62. Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій не пізніше п’яти робочих днів з дня засідання виконкому оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті Камінь-Каширської міської ради рішення виконкому шляхом вивантаження з системи електронного документообігу.

Фіксування засідання виконавчого комітету

5.63.  Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює секретар секретар виконавчого комітету.

5.64.  Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання. В протоколі вказується:

- номер протоколу;

- дата засідання;

- перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;

- перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;

- порядок денний, перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;

- протокольні доручення за результатами обговорення окремих питань.

5.65.  Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або секретар міської ради у випадку виконання обов’язків голови міської ради та підпис секретаря виконавчого комітету.

5.66.  Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.

5.67.  Після підписання протоколу загальний відділ надсилає його окремим виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в електронному вигляді із застосуванням системи електронного документообігу, в окремих випадках – паперові витяги з протоколу, завірені печаткою загального відділу.

5.68.  Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі.

5.69.  Протоколи засідань виконкому оприлюднюються на офіційному сайті міської ради в розділі «Документи».

6.  Порядок підготовки розпоряджень міського голови з питань основної діяльності міської ради та її виконавчих органів

Порядок підготовки  проєкту розпорядження

6.1.  Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.

6.2.  Розпорядження міського голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території міської територіальної громади органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.

6.3.  Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи міської ради під контролем заступників міського голови. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.

6.4.  Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

6.5.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на відділ регіонального розвитку, туризму та інвестиційної діяльності.

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту розпорядження.

6.6.  Проєкти розпоряджень міського голови складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства.

6.7.  У разі потреби розробник готує пояснювальну записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

6.8.  До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

6.9.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

6.10.  Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов'язковим.

6.11.  Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень до раніше виданого розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, може додаватися копія розпорядження, до якого вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

6.12.  У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших документів вищих органів влади до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.

6.13.  У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або вказується, що воно втратило чинність.

6.14.  В проєктах розпоряджень міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, проведення загальноміських заходів, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Камінь-Каширської міської ради.

6.15.  Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.

6.16.  Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такому порядку:

- керівник виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження;

- начальник відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян (або особа яка виконує обов’язки);

- заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

- перший заступник міського голови;

- секретар міської ради;

- начальник загального відділу.

6.17.  Проєкти розпоряджень в обов'язковому порядку погоджуються:

- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики –  відділом регіонального розвитку, туризму та інвестиційної діяльності;

- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради –  начальником відділу фінансів, начальником відділу – головним бухгалтером відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення;

- з питань комунальної власності, житлово-комунального господарства – начальником управління капітального будівництва, транспорту, житлово-комунального господарства та комунального майна;

- з питань містобудування та земельних ресурсів – начальниками управління земельних відносин, кадастру та екологічної безпеки, начальником сектору містобудування та архітектури;

- з питань благоустрою – директором комунальної установи «Центр безпеки громадян Камінь-Каширської міської ради»;

- з питань екології та природокористування –  начальниками управління земельних відносин, кадастру та екологічної безпеки   ;

- з питань надання адміністративних послуг – начальником відділу з питань надання адміністративних послуг.

6.18.  З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

6.19.  Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проєкту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту документа.

6.20.  Розробники проєктів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 10 робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проєктів.

6.21.  Термін розгляду та погодження проєкту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проєкту розпорядження юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.

6.22.  Додатки до проєктів розпоряджень погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти розпоряджень.

6.23.  Зауваження і пропозиції до електронного проєкту розпорядження, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі.

6.24.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення, порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

6.25.  Відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради опрацьовує поданий проєкт розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов'язані з приведенням проєкту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проєкт розпорядження.

6.26.  Відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.

6.27.  За результатами юридичної експертизи в разі наявності зауважень до проєкту  уповноважена особа відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян готує  висновок.

6.28.  У разі відсутності зауважень до проєкту розпорядження начальник відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян візує проєкт документа.

6.29.  Погодження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту розпорядження власноручними підписами відповідних осіб, найменуванням посади та ініціали та прізвище посадовця. 

Реєстрація та оприлюднення розпоряджень

6.33.  Розпорядження набирає чинності після його підписання міським головою (або виконуючим його обов’язки) та реєстрації в загальному відділі.

6.34.  Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в розпорядженні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Камінь-Каширської міської ради або в інший визначений в розпорядженні спосіб.

6.35.  Загальний відділ реєструє підписані розпорядження міського голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року).

6.36.  Реєстрація розпоряджень міського голови в електронній формі ведеться загальним відділом в системі електронного документообігу.

6.37.  Загальний відділ після реєстрації надсилає розпорядження виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.

6.38.  Факт доведення розпорядження до відома посадової особи здійснюється засобами системи електронного документообігу міської ради.

6.39.  Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання розпоряджень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються розпорядження (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності, старост).

6.40.  Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.

6.41.  Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів розпоряджень видають (надсилають) копії підписаного розпорядження замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).

6.42.  Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій не пізніше п’яти робочих днів з дня реєстрації оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті Камінь-Каширської міської ради електронні версії розпоряджень міського голови шляхом вивантаження з системи електронного документообігу.

6.43.  Відділ організаційної роботи та інформаційних технологій доводить розпорядження міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади до відома громадськості через засоби масової інформації.

6.44.  Оригінали розпоряджень міського голови зберігаються в загальному відділі.

7. Організація роботи зі службовими документами

7.1.  Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.

7.2.  Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідних документів від юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступнику міського голови, керуючому справами виконавчого комітету, та реєстрацію вихідних документів.

7.3.  Листи, адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови мають бути підписані старостою, керівником виконавчого органу міської ради, комунального підприємства та організації (установи, закладу) або особою, яка виконує його обов’язки, в окремих випадках (лікарняна відпустка) – заступником керівника, відповідно до повноважень.

7.4.  Службові документи, що надходять у міську раду, реєструються загальним відділом і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідно до розподілу обов'язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.30, в п’ятницю – до 15.15.

7.5.  Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та, в разі потреби, інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.

7.6.  Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) загальний відділ передає відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян.

7.7.  Відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян забезпечує:

- виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;

- створення та постійне ведення журналів судових справ Камінь-Каширської міської ради.

7.8.  Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради.

7.9.  Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.

7.10.  Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.

7.11.  Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

7.12.  Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

7.13.  Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

7.14.  У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

7.15.  За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчі органи міської ради, старости, керівники комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) готують в електронній формі та надсилають на перевірку в загальний відділ не пізніше, ніж до 16.30, проєкт листа на підпис міському голові або заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

7.16.  Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, розміщеному в загальному мережевому ресурсі, або автоматично згенерованому системою електронного документообігу міської ради.

7.17.  Датою листа є дата його реєстрації.

7.18.  За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

7.19.  За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

7.20.  Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

- проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу міської ради;

- у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені в систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

- внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

- внесення до реєстраційно-моніторингової картки індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

- зазначення підрозділу реєстрації відповідно до виду документа;

- зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

- формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: організаційному відділу; керівникам виконавчих органів тощо;

- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

7.21.  У разі, якщо в тексті службового документа містяться ознаки конфлікту інтересів або корупційних ризиків в діяльності відповідного виконавчого органу міської ради, в переліку осіб, які погоджують даний документ, зазначається начальник відділу правового забезпечення,, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян.

7.22.  Реєстрація вихідних електронних документів міської ради здійснюється в автоматизованому режимі після їх підписання (в окремих випадках допускається реєстрація певних видів документів за фактом їх підписання).

7.23.  Загальний відділ перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

7.24.  Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа.

7.25.  За усною вказівкою міського голови, заступників міського голови виконавчі органи міської ради готують проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

7.26.  Проєкт доручення готується в системі електронного документообігу з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, погоджується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проєкту, а в разі підготовки проєкту доручення міського голови – також погоджується заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

7.27.  Доручення після підписання міським головою або заступником міського голови автоматично реєструється в системі електронного документообігу та надсилається виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), відповідно до запропонованої розробником документа схеми погоджень.

7.28.  Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в загальному відділі, відповідно до Номенклатури справ.

7.29.  Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

7.30.  Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п. 121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

8.  Організація контролю за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів

8.1.  Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.

8.2.  Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

8.3.  Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.4.  Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.

8.5.  Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

8.6.  Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

8.7.  Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад здійснює загальний відділ.

8.8.  Моніторинг виконання службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету міської ради та протокольних доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень міського голови здійснює загальний відділ.

8.9.  Моніторинг виконання окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проєкт доручення.

8.10.  Моніторинг виконання документів у виконавчих органах міської ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль наказом керівника. Працівник, відповідальний за здійснення контролю за виконанням документів, щоп'ятниці інформує загальний відділ про хід виконання службових документів.

8.11.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є головний виконавець, який визначений електронною резолюцією керівника.

8.12.  Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

Організація моніторингу виконання документів

8.13.  Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу міської ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки.

8.14.  Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

8.15.  Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

8.16.  Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в міській раді, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки під час реєстрації вхідного документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

8.17.  Строки виконання внутрішніх документів зазначаються розробником проєкту документа після його підписання або встановлюються у резолюції керівника. Моніторинг стану виконання внутрішніх документів здійснює відповідальна особа виконавчого органу, в якому зареєстрований документ.

8.18.  Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

8.19.  Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки вноситься відмітка про завершення його виконання. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

8.20.  Загальний відділ (відповідно до повноважень щодо здійснення моніторингу) готують та подають інформацію про виконання контрольних документів:

- щомісяця – заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету – статистичну інформацію про виконання службових документів;

- щокварталу – міському голові, заступникам міського голови – статистичну та аналітичну інформацію про виконання доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад.

8.21.  Моніторинг виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протоколів засідань виконавчого комітету, що містять завдання та термін виконання загальний відділ здійснює в системі електронного документообігу.

8.22.  Виконавець вносить до реєстраційно-моніториногової картки інформацію про виконання завдання, на підставі якої загальний відділ знімає документ з контролю.

9.  Організація роботи із запитами на інформацію

9.1.  Організація розгляду запитів, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету, стосовно діяльності міської ради та її виконавчих органів, покладається на загальний відділ міської ради.

9.2.  Організація розгляду запитів, що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами з питань доступу до публічної інформації виконавчих органів.

9.3.  Запити, адресовані старостам, розглядаються безпосередньо старостами.

9.4.  Діловодство запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Порядку роботи із запитами на інформацію у Камінь-Каширській міській раді.

9.5.  Усі запити, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням єдиного режиму роботи, затвердженого цим Регламентом.

9.6.  За результатами розгляду запитів міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету чи керівниками виконавчих органів у резолюціях зазначаються виконавці запиту. Розгляд запитів триває не більше одного робочого дня з дня отримання запиту. Для запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформляється протягом одної години після реєстрації запиту.

9.7.  Відповідь на запит готується протягом п’яти робочих днів з дня його отримання за підписом керівника, який наклав резолюцію. Інформація на запит надається у спосіб, визначений запитувачем (електронною поштою, поштою тощо). Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації.

9.8.  У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження та повідомленням запитувача про таке рішення не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту у спосіб, зазначений у запиті.

9.9.  Інформація на запити надається безкоштовно:

- особі у разі надання інформації про неї;

- запитувачу інформації, що становить суспільний інтерес.

9.10.  Відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів. Для оплати копій документів запитувачу інформації надається рахунок з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій. Рахунок оформляє відділ бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення міської ради.

9.11.  Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

9.12.  Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації, здійснюються відповідно до положень ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводяться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті (електронною поштою, поштою тощо), не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

13.  Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

13.1.  Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється через офіційний сайт Камінь-Каширської міської ради та оприлюднення інформаційних матеріалів у засобах масової інформації.

13.2.  З метою відкритості та прозорості відділ організаційної роботи та інформаційних технологій забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради із засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міської територіальної громади.

13.3.  Керівники виконавчих органів міської ради та старости:

- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали у відділ організаційної роботи та інформаційних технологій за добу до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті міської ради;

- для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради після проведення заходу подають у відділ інформаційної роботи повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;

- для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх у відділ організаційної роботи та інформаційних технологій в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети;

- готують проєкти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та подають їх у відділ організаційної роботи та інформаційних технологій в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до святкової дати.

13.4.  Виконавчі органи міської ради або відділ організаційної роботи та інформаційних технологій розміщують на офіційному сайті інформацію про діяльність Камінь-Каширської міської ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені міською радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження міського голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.

13.5.  Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» виконавчі органи міської ради на офіційному сайті зобов’язані розміщувати звіти про роботу виконавчого органу.

14.  Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

14.1. Відповідальними за використанням та зберіганням гербової печатки міської ради та виконавчого комітету міської ради визначити начальника загального відділу. Ведення обліку печаток та штампів міської ради та виконавчого комітету покладається на загальний відділ у встановленому законодавством порядку.

14.2.  Гербова печатка міської ради синього кольору, засвідчує підписи міського голови на оригіналах протоколів сесій міської ради та рішень міської ради, розпоряджень міського голови та інші документи, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, а також підписи керівників на положеннях (статутах), договорах, посвідченнях, довіреностях та в інших випадках, передбачених чинними нормативно-правовими актами, службові посвідчення посадових осіб, що призначаються міським головою, перепустки учасників нарад, засідань, інших заходів, що проводяться у міській раді, бланки Грамоти, Подяки міської ради, а також у необхідних випадках інші документи.

Гербовою печаткою міської ради скріплюються документи, що підписані посадовими особами, згідно з списком.

Гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчуються підписи міського голови на оригіналах протоколів засідань виконавчого комітету міської ради та рішень виконавчого комітету міської ради підписані міським головою, його заступниками, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету.

При потребі, на документах з грифом затвердження та грифом погодження на підписах керівництва міської ради дозволяється ставити гербову печатку міської ради. На власноручному підписі (автографі) без назви посади та прізвища, ім’я, по батькові особи, що підписала документ, печатки проставляти не дозволяється.

14.3.  Гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

14.4.  Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються з міським головою та виконавчим комітетом міської ради.

14.5.  Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2016 № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію». Відповідальність за зберігання та правильне використання печаток, штампів несуть особи, в посадових інструкціях яких про це зазначено.

14.6.  Перевірка обліку печаток, штампів та дотримання правил їх зберігання у виконавчих органах міської ради здійснюється комісією у складі, що затверджується розпорядженням міського голови.

14.7.  Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови, старостами.

14.8.  Документи, складені на бланку Камінь-Каширського міського голови, підписуються міським головою або виконувачем його повноважень.

___________________________________________