Порядок організації та проведення особистого прийому громадян

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

10 серпня 2023 року № 111

Порядок
організації та проведення особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету Камінь-Каширської міської ради

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету.

2. Особистий прийом громадян у виконавчому комітеті міської ради проводиться міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету згідно з графіками особистого прийому, які затверджуються міським головою.

3.  Відділ  правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради готує та подає на затвердження міському голові щороку розпорядження про графіки особистого прийому громадян.

4. Інформація про порядок і графіки особистого прийому громадян розміщується на офіційному вебсайті Камінь-Каширської міської ради.

5. Особистий прийом членів сімей загиблих, інвалідів війни, ветеранів війни, багатодітних сімей, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", Героїв України, осіб з інвалідністю проводиться міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету в першочерговому порядку.

6. Попередній запис громадян (груп громадян) на прийом до міського голови проводиться при наявності документа, який засвідчує особу.

Під час попереднього запису на особистий прийом до міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету громадянин подає дані для оформлення реєстраційної картки, що оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян", в якому зазначає прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, контактний телефон, зміст порушеного питання. Громадянин може долучити до звернення матеріали, що обґрунтовують заяву (клопотання), скаргу або пропозицію (зауваження), а також матеріали, які містять інформацію, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався та які були прийняті рішення.

Попередній запис громадян на особистий прийом по телефону не проводиться.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються його звернення.

7. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється відділом правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради.

8. Попередній запис громадян на особистий прийом до міського голови проводиться у разі, коли питання, порушене громадянином, не вирішено після особистого прийому секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету згідно із розподілом обов’язків та/або керівником виконавчого органу міської ради.

9. Про час та дату прийому громадянам повідомляють посадові особи відділу  правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями міської ради письмово або по телефону.

10. Перед особистим прийомом міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.

Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Регламент спілкування міського голови з громадянином (групою громадян) - не  більше 15 хвилин, про що повідомляється громадянам під час попереднього запису.

11. За дорученням міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з економічних питань, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету для участі у проведенні особистого прийому громадян можуть бути залучені керівники виконавчих органів  міської ради, керівники комунальних підприємств, установ, організацій.

Якщо особистий прийом громадян міського голови не може відбутися з поважних причин, він може бути перенесений на інший день та час.

12. У разі відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, прийом здійснює посадова особа, яка виконує її посадові обов’язки або повідомляється про перенесення  особистого прийому.

13. Реєстрацію та оформлення електронних реєстраційних карток, контроль своєчасного розгляду питань звернень громадян,  що надійшли на особистому прийомі  міського голови,  секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з економічних питань, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету здійснює відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради.

14. Звернення громадян, які подаються під час особистого прийому міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету реєструються посадовими особами відділу  правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради.

15. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням) у термін, визначений чинним законодавством.

16. У записі на особистий прийом до міського голови може бути відмовлено в разі повторного звернення одного і того самого громадянина з питання, що вже подавалося ним до розгляду та було вирішено по суті в межах компетенції Камінь-Каширської міської ради і законодавства або громадянину роз’яснено, що порушені ним у зверненні питання не належать до компетенції виконавчого комітету міської ради.

17. Якщо питання, порушені в зверненні, не відносяться до компетенції виконавчого комітету міської ради, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян", про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

18. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступником міського голови з економічних питань, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету працівники відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради, на яких згідно з посадовими інструкціями покладено роботу із зверненнями громадян, складають проєкти доручень щодо звернень громадян і подають їх на підпис міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з економічних питань, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету.

19. Інформація за результатами проведення особистого прийому секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з економічних питань, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету подається до відділу правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради для подальшої реєстрації.

20. Контроль за виконанням доручень особистого прийому громадян міським головою, здійснює відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради.

21. Відділ правового забезпечення, управління персоналом та роботи із зверненнями громадян міської ради проводить систематичний аналіз звернень громадян, прийнятих на особистих прийомах. У разі потреби узагальнена інформація надається міському голові та до органів державної влади вищого рівня.